Questions fréquemment posées

Après la clôture de chaque exercice comptable, le syndic dresse un état. Cela peut conduire à un équilibre favorable pour le copropriétaire. En d'autres termes, l'association de copropriétaires peut devoir une certaine somme au copropriétaire individuel. Dans de tels cas, le solde favorable ne sera pas remboursé immédiatement. Le syndic attend d'abord l'appréciation de l'assemblée générale sur le point de l'ordre du jour relatif à l'approbation des comptes. Dans le cas où l'assemblée générale est d'avis que les comptes ne peuvent pas être approuvés ou qu'un certain nombre d'ajustements doivent d'abord être effectués, cela pourrait conduire à un chaos administratif dans lequel les gens ne verraient plus le bois pour les arbres en raison de dépôts antérieurs.

Le principe est donc que le remboursement se fasse peu après l'assemblée générale.
Le fonds de roulement est un fonds auquel le syndic fait appel pour payer toutes les cotisations que les copropriétaires doivent payer pour financer les frais de fonctionnement d'entretien, la consommation d'électricité, les assurances, etc.

Le montant de ce capital est déterminé par l'assemblée générale en fonction du budget prévisionnel.

Chaque propriétaire contribue à ce capital au prorata de ses actions.

Ce capital est donc indépendant du temps ou de l'usage. Dès qu'on devient propriétaire de l'association de copropriétaires, on apporte sa part en totalité. En cas d'un éventuel transfert ultérieur de propriété, ladite part sera remboursée au propriétaire concerné (dans la mesure où il n'y a pas de dettes envers le syndicat des copropriétaires).
Le syndic organise une assemblée générale annuelle dans un délai fixe de 15 jours. Ce délai est déterminé dans les statuts. Cela signifie que le syndic est obligé d'organiser la réunion dans la même période annuelle récurrente. Ainsi, les propriétaires peuvent anticiper cette période et s'arranger pour être présents. Un jour fixe pour la réunion n'est PAS prévu par la loi. Le syndic choisit en toute autonomie le jour de la réunion, en fonction de l'usage de l'immeuble et de sa disponibilité.

?L'article 577-6, § 3, 4e alinéa du Code civil néerlandais prévoit que la convocation doit être notifiée au moins 15 jours avant la date de l'assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété prévoit une durée plus longue. Veuillez noter que selon le même article, le délai de 15 jours ne s'applique pas en cas d'urgence.
Le Comité des litiges s'est récemment penché sur cette question.

Il en découle qu'un syndic à la demande d'un copropriétaire ne serait pas tenu de fournir tous les numéros de téléphone et adresses e-mail à un copropriétaire qui en fait la demande.

Tout d'abord, il est important que l'Autorité de protection des données souligne clairement que c'est toujours le gestionnaire immobilier qui décide s'il est prêt à agir en tant que point de contact pour les numéros de téléphone ou les adresses e-mail. Il s'agit d'un libre choix du syndic. Vraisemblablement, la plupart des syndics ne seront pas une partie demandeuse pour servir de point de contact. Cela ne change rien au fait que dans certains cas, pour des raisons commerciales ou, par exemple, dans certaines situations d'urgence telles qu'une infiltration d'eau d'un appartement supérieur, un gestionnaire immobilier peut être disposé à fonctionner comme point de contact.

Les copropriétaires doivent donc également accepter que le gestionnaire immobilier joue le rôle de point de contact. Il appartient à l'assemblée générale de confier au syndic une mission qui prolonge la mission statutaire.

Enfin, le syndic ne peut communiquer les coordonnées pertinentes de l'autre copropriétaire que dans la mesure où il y consent. Il est conseillé à un syndic d'obtenir et de conserver l'accord écrit du copropriétaire avant de communiquer le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale, il est recommandé de donner une procuration. De cette façon, vous contribuez toujours à la validité juridique et des coûts supplémentaires inutiles sont évités. L'outil ultime pour cela est la « procuration ».

Le syndic joint toujours à sa lettre de convocation un formulaire de procuration.

Si vous ne savez pas à qui vous pouvez donner procuration, veuillez contacter le gestionnaire immobilier. Après tout, le syndic, en tant qu'organe global, a la meilleure idée de qui sera ou ne sera pas présent. De cette façon, le gestionnaire immobilier peut toujours vous conseiller.

Vous devez toujours retourner votre formulaire de procuration dûment rempli au gestionnaire immobilier avant l'assemblée.
Il y avait beaucoup de discussions à ce sujet... Il y avait une discussion dans un immeuble pour savoir si un copropriétaire pouvait amener une personne à l'assemblée générale pour l'assister (par exemple un conjoint, une connaissance, un membre de la famille, architecte, avocat, ...). Dans de tels cas, il appartenait souvent au président de la réunion de prendre la décision.

Nouveau règlement depuis le 01.01.2019. La nouvelle loi prévoit que chaque copropriétaire peut être assisté d'une personne à l'assemblée générale.

Cependant, nous vous déconseillons de le faire. Après tout, cela met la pression sur les autres copropriétaires et entraîne souvent des surcoûts car la VME à son tour peut également devoir faire appel à un avocat, etc. Par la suite, il y a un risque que l'assemblée générale se transforme subitement en une sorte de tribunal où alternent un plaidoyer avec un autre.

Il est très facile de s'informer à l'avance sur les points à l'ordre du jour !

Quelles sont les règles du jeu pour cette assistance ?

Le gestionnaire immobilier doit toujours être prévenu à l'avance. Si un copropriétaire entend se faire assister à l'assemblée générale, il doit en informer préalablement le syndic. Cela doit être fait au plus tard quatre jours ouvrables avant le jour de l'assemblée générale et cela doit également être fait par lettre recommandée.

Faites attention!
Si vous, en tant que copropriétaire, ne le faites pas correctement (par exemple, vous envoyez simplement un e-mail), l'assemblée générale ou le syndic peut toujours refuser l'accès à cette personne.
La personne que vous amenez en tant que copropriétaire n'a bien entendu pas le droit de voter à l'assemblée.
S'il s'avère que cette personne va monopoliser la réunion ou mener la discussion, elle peut cependant être réduite au silence.
Syndicus is een relatief onbekende professie, bovendien stilaan een knelpuntberoep. Een syndicus beheert gebouwen in mede-eigendom, vaak flatgebouwen waar de bewoners het niet altijd met elkaar eens zijn. ‘De mensen worden er niet geduldiger en verdraagzamer op.’
(De Standaard 15/01/2017 Tom Heremans)

‘Een syndicus is eigenlijk een vastgoedmakelaar die niet in de verkoop is gegaan. Er zijn veel meer vastgoedverkopers dan syndici, omdat de verkoop op het eerste gezicht aantrekkelijker is: avontuurlijker en beter betaald. Maar niet iedereen is een geboren verkoper, sommige mensen werken liever op de achtergrond. Die worden dan syndicus.’
‘Syndicus wordt stilaan een knelpuntberoep. Daar zijn verschillende redenen voor. Er zijn steeds meer mede-eigendommen, waardoor er ook steeds meer syndici nodig zijn. Tegelijk is het een lastig profiel, want je moet van alle markten thuis zijn: je moet juridisch beslagen zijn, boekhoudkundig, bouwtechnisch… Weinig mensen zijn al die dingen tegelijk. Bovendien moet je sociaal zijn. En geduldig. En je moet een olifantenvel hebben. Het schrikt veel mensen af omdat het in sommige opzichten geen dankbaar beroep is.’

Handen uit de mouwen

‘Veel klanten moeten we erop wijzen wat precies onze taak is. Ze denken dat de syndicus ook de conciërge van het gebouw is, of de privébewaker. Geluidsoverlast, een lekkende kraan, een verstopt toilet, voor alles bellen ze ons op. En als dat dan niet meteen opgelost raakt, omdat wij dat nu eenmaal niet oplossen, dan krijg je soms een hele tirade over je heen. De syndicus is al eens kop van jut. “Doe er iets aan, we betalen er toch voor”, is de redenering. Maar wij zijn niet verantwoordelijk voor de privatieve delen van het gebouw, alleen voor de gemeenschappelijke. Wat achter de voordeuren van een appartement gebeurt, dat is onze zaak niet. Ook met huurders hebben wij normaal gezien geen contact, alleen met mede-eigenaars.’
‘Mensen hebben de neiging voor zowat alles een beroep te doen op de syndicus, en zelf de handen niet meer uit de mouwen te steken. De stoep voor het gebouw sneeuwvrij maken, bijvoorbeeld. Zodra het sneeuwt, krijg ik telefoons van mede-eigenaars: wie gaat dat hier komen ruimen? Ik opper dus altijd: waarom doen jullie het niet zelf, dat is goedkoper. Als je in een huis woont, moet je het toch ook zelf doen. De reactie is dan: ik ga het niet doen, ik draai hier altijd voor alles op en mijn buren weigeren hun duit in het zakje te doen.’
‘Er zijn ook veel voorbeelden waar het goed gaat hoor. Doorgaans zijn dat gebouwen met een goede raad van mede-eigenaars, een kleinere groep die zich om de dagelijkse gang van zaken bekommert. Mensen die er niet automatisch van uitgaan dat de syndicus wel alles zal oplossen en die ons alleen aanspreken als het nodig is.’
Leve de verdraagzaamheid
‘De Vlaamse Bouwmeester vindt dat we allemaal dichter bij elkaar moeten gaan wonen, dat er hoger moet worden gebouwd. Ik hoor het hem graag zeggen, maar dat houdt in dat er regels zijn en dat er syndici zijn die erop toezien dat die regels worden toegepast. Want ik doe dit nu een kwarteeuw en ik heb niet de indruk dat de mensen verdraagzamer of geduldiger zijn geworden. Zeker mensen die van een woning op het platteland naar een mede-eigendom in de stad verhuizen, hebben al eens     aanpassingsproblemen. Soms kunnen ze niet verdragen dat het licht in de inkomhal enkele minuten blijft branden. Dat moet meteen uitgaan, zoals ze dat van vroeger gewend zijn, want dat kost geld. Maar daar beslissen ze dus niet meer alleen over en daar hebben ze het moeilijk mee.’
‘Een ander voorbeeld: enkele jongere mede-eigenaars vinden de parlofoons verouderd, ze willen videofoons. Oudere bewoners werpen dan op dat die parlofoon al twintig jaar uitstekend zijn werk doen en zien niet in waarom ze zouden investeren in iets anders. Als de meerderheid in de algemene vergadering beslist dat die videofoons er komen, dan moeten de tegenstanders dus betalen voor iets waarvan ze het nut niet inzien. Zulke dingen leiden altijd tot wrevel. Ik ben voor verstedelijking en verdichting hoor, maar het zal toch een mentaliteitswijziging vergen.’

De politie erbij

‘Sommige mede-eigenaars hebben een broertje dood aan de jaarlijkse algemene vergadering. Die duurt veel te lang, klinkt het, en er worden te weinig beslissingen genomen. Een goede syndicus laat de zaken in ieder geval niet aanslepen, dat is duidelijk voor het engagement van de mede-eigenaars. Vergadertechniek is erg belangrijk. Die jaarlijkse vergadering mag niet langer duren dan anderhalf uur, anders haken mensen af en komen ze de volgende keer niet meer. Dat gezegd zijnde: bij sommige grote gebouwen duurt het al anderhalfuur voor iedereen is aangeroeid. En als het tot stemmingen komt…’
‘Je hebt als syndicus de neiging om in de vergadering de kant te kiezen van de mede-eigenaars die zich het redelijkst opstellen, maar dat is onze taak niet. De syndicus beslist zelf nergens over, hij kan alleen oplossingen aanreiken, alle opties uit de doeken doen, waarna de mede-eigenaars beslissen. De meningsverschillen leiden in de jaarvergadering soms tot hoogoplopende ruzies, een enkele keer heb ik het zelfs meegemaakt dat de politie de jaarvergadering bijwoonde, in een gebouw waarvan ik pas syndicus was geworden. Het jaar voordien waren agenten tussenbeide moeten komen om enkele buren uit elkaar te halen die slaags waren geraakt!’
‘Dat zijn uitzonderingen hoor, en ik wil niet beweren dat je in dit beroep een slecht beeld krijgt van de mensheid. Maar je doet wel wat mensenkennis op. Op vergaderingen kun je van sommige mensen meteen zien hoe ze op bepaalde kwesties zullen reageren.’

Gebeten hond

‘Een fabeltje dat je vaak hoort, is dat de syndicus een graantje meepikt bij onderhouds- en andere werken aan de gebouwen. De firma die de lift mag onderhouden, zal de syndicus op Nieuwjaar wel een enveloppe toestoppen, die verhalen. Dat is natuurlijk ten strengste verboden. Bovendien: hoe kun je een leverancier controleren en zo nodig berispen als je er steekpenningen van aanvaardt? De beste garantie tegen gesjoemel is: neem niet de goedkoopste syndicus. Wie billijk wordt betaal, hoeft zijn toevlucht niet te zoeken tot onoorbare praktijken.’
‘Je hoort het, een syndicus moet het niet hebben van de dankbaarheid van zijn publiek. Het gebeurt wel eens dat je appreciatie krijgt in een mailtje, en dat doet altijd deugd, maar het is meer uitzondering dan regel. Zo zit de mens nu eenmaal in elkaar: als alles naar wens verloopt, dan is dat de normaalste zaak van de wereld. Als er een probleempje rijst, dan is de syndicus de gebeten hond.’
‘Appreciatie krijgen we meestal in gebouwen waar de mede-eigenaars het goed met elkaar kunnen vinden. Ik kan het belang van een goede verstandhouding tussen medebewoners niet genoeg benadrukken. Ik probeer daar naar best vermogen in te bemiddelen, zonder partij te kiezen. Dat sociale aspect is misschien nog het meest bevredigende onderdeel van onze job.’
Le cas échéant, les règles de la ville s'appliquent. Ceux-ci peuvent varier légèrement d'une ville à l'autre. La règle est généralement que le sentier doit être déneigé ou déverglacé jusqu'à 1 mètre de la façade. Cette responsabilité incombe à l'occupant de l'immeuble du rez-de-chaussée. Si le rez-de-chaussée contient un commerce, les règles sont les mêmes. Si le résident ne peut pas être responsable du déneigement pour des raisons valables, alors la responsabilité revient aux personnes qui habitent à l'étage et ainsi de suite.

Il n'est donc pas vrai que le gestionnaire immobilier est de facto chargé de déneiger le domaine public.

Et le domaine privé ?

Après tout, certains VME ont des espaces communs en plein air, comme des complexes de stationnement, etc. Ici c'est le syndic qui intervient.