Immobilia Bel Air & mar'immo

Veelgestelde vragen

Na het einde van elke boekhoudkundige periode maakt de syndicus een afrekening op. Dit kan leiden tot een gunstig saldo voor de mede-eigenaar. Met andere woorden kan het zijn dat de vereniging van mede-eigenaars een bepaalde som verschuldigd is aan de individuele mede-eigenaar. In voorkomend geval wordt het gunstig saldo niet onmiddellijk teruggestort. De syndicus wacht vooreerst de appreciatie van de algemene vergadering af m.b.t. het agendapunt over de goedkeuring van de boekhouding. In geval de algemene vergadering van oordeel zou zijn dat de boekhouding niet goedgekeurd kan worden of eerst een aantal aanpassingen dienen te gebeuren zou dit immers kunnen leiden tot een administratieve chaos waarin men door eerdere stortingen het bos door de bomen niet meer zou zien.

Het principe is dus dat de terugstorting kortelings geschied na de algemene vergadering. 
 
Het werkkapitaal, is een fonds dat door de syndicus aangesproken wordt om alle bijdragen die de mede-eigenaars moeten betalen om de lopende kosten van onderhoud, elektriciteitsverbruik, verzekeringen, enz. te financieren.

De omvang van dit kapitaal wordt bepaald door de algemene vergadering in functie van de begrotingsraming.

Elke eigenaar draagt bij in dit kapitaal in verhouding tot diens aandelen.

Dit kapitaal staat dus los van tijd of gebruik. Van zodra men eigenaar wordt in de vereniging van mede-eigenaars draagt men zijn aandeel integraal bij. Bij een eventuele latere eigendomsoverdracht wordt dit aandeel terugbetaald aan de desbetreffende eigenaar (voor zover er geen openstaande schulden zijn ten aanzien van de vereniging van mede-eigenaars).
De syndicus organiseert jaarlijks een algemene vergadering binnen een vaste 15-daagse periode. Deze periode wordt bepaald in de statuten. Dit betekent dat de syndicus gehouden is om de vergadering telkens binnen dezelfde jaarlijks terugkerende periode te organiseren. Dusdanig kunnen de eigenaars anticiperen op deze periode en zich schikken teneinde aanwezig te kunnen zijn. Een vaste dag voor de vergadering is wettelijk NIET voorzien. De syndicus kiest autonoom in functie van de gebruiken in het gebouw en diens beschikbaarheid op welke dag de vergadering zal plaatsvinden.

Artikel 577-6, § 3, 4e lid BW voorziet dat de bijeenroeping tenminste 15 dagen vóór de datum van de algemene vergadering moet ter kennis gebracht worden, tenzij het reglement van mede-eigendom in een langere termijn heeft voorzien. Noteer nog dat volgens ditzelfde artikel de termijn van 15 dagen niet geldt in geval van spoedeisendheid.
De geschillencommissie behandelde deze kwestie recent.

Hieruit volgt dat een syndicus op vraag van een mede-eigenaar niet gehouden zou zijn om alle telefoonnummers en mailadressen mee te delen aan een mede-eigenaar die hierom vraagt.

Belangrijk is vooreerst dat de Gegevensbeschermingsautoriteit duidelijk benadrukt dat het nog steeds de syndicus is die beslist of hij bereid is te functioneren als contactpunt voor telefoonnummers of e-mailadressen.  Dit betreft een vrije keuze door de syndicus. Vermoedelijk zullen de meeste syndici geen vragende partij zijn om als contactpunt te functioneren.  Dat neemt niet weg dat een syndicus in bepaalde gevallen, om commerciële redenen dan wel bijvoorbeeld in bepaalde noodgevallen zoals een waterinfiltratie van uit een hoger gelegen appartement, eventueel wel bereid zal zijn om als contactpunt te functioneren.

Ook de mede-eigenaars dienen er dus akkoord mee te zijn dat de syndicus als contactpunt functioneert.  Het behoort aan de algemene vergadering om de syndicus een opdracht te geven die een uitbreiding vormt van de wettelijke taak.

Tenslotte kan de syndicus de bewuste contactgegevens van de andere mede-eigenaar ook slechts meedelen voor zover deze hiermee akkoord is.  Het komt aangewezen voor dat een syndicus het schriftelijk akkoord van de mede-eigenaar te bekomt en bewaart alvorens het telefoonnummer en e-mailadres mee te delen.
(bron Confederatie van Immobiliënberoepen publicatie van 25 maart 2021)

 
Wanneer u niet aanwezig kunt zijn op de algemene vergadering, wordt aangeraden om een volmacht te verlenen. Zo draagt u toch bij aan de rechtsgeldigheid en worden onnodige extra kosten vermeden. De ultieme tool hiervoor is de "volmacht".

De syndicus voegt steeds een volmachtformulier bij zijn oproepingsbrief.

Wanneer u niet weet aan wie u kunt volmacht geven, neemt u contact op met de syndicus. De syndicus heeft immers als overkoepelend orgaan, het beste zicht op wie wel of niet aanwezig zal zijn. Zodoende kan de syndicus u steeds advies verlenen.

Uw ingevulde volmachtformulier stuurt u steeds voorafgaandelijk aan de vergadering terug naar de syndicus. 
Voorheen veel discussie hierover... Vroeger was er in een appartementsgebouw weleens discussie over de vraag of een mede-eigenaar op de algemene vergadering een persoon mocht meebrengen om hem bij te staan (bv. een echtgenoot, kennis, familielid, architect, advocaat, ...). Dikwijls was het in zo’n geval aan de voorzitter van de vergadering om de knoop door te hakken.

Nieuwe regeling sinds 01.01.2019. De nieuwe wet bepaalt dat elke mede-eigenaar zich op de algemene vergadering mag laten bijstaan door één persoon.

We adviseren echter om dit niet te doen. Dit legt immers druk op de andere mede-eigenaars en leidt vaak tot extra kosten omdat de VME op haar beurt mogelijks ook beroep moet doen op advocaat en dergelijke. Het risico bestaat er vervolgens in dat de algemene vergadering plots naar een soort rechtbank vervormt waar het ene pleidooi het andere afwisselt. 

Heel eenvoudig informeer u op voorhand over de agendapunten !

Welke spelregels voor die bijstand?

Men moet steeds de syndicus op voorhand verwittigen. Wanneer een mede-eigenaar van plan is om zich te laten bijstaan op de algemene vergadering, moet hij de syndicus daarvan op voorhand verwittigen. Dit moet ten laatste vier werkdagen vóór de dag van de algemene vergadering gebeuren en dit bovendien via een aangetekende brief.

Let op! 
  • Indien dit u als mede-eigenaar niet op de correcte manier doet (u stuurt bv. gewoon een e-mail), dan kan de algemene vergadering of de syndicus die persoon nog altijd de toegang weigeren.
  • De persoon die u als mede-eigenaar meeneemt, mag vanzelfsprekend niet meestemmen op de vergadering. 
  • Blijkt dat die persoon de vergadering gaat monopoliseren of de discussie gaat leiden, dan kan hij echter wél de mond gesnoerd worden.
Syndicus is een relatief onbekende professie, bovendien stilaan een knelpuntberoep. Een syndicus beheert gebouwen in mede-eigendom, vaak flatgebouwen waar de bewoners het niet altijd met elkaar eens zijn. ‘De mensen worden er niet geduldiger en verdraagzamer op.’
(De Standaard 15/01/2017 Tom Heremans)

‘Een syndicus is eigenlijk een vastgoedmakelaar die niet in de verkoop is gegaan. Er zijn veel meer vastgoedverkopers dan syndici, omdat de verkoop op het eerste gezicht aantrekkelijker is: avontuurlijker en beter betaald. Maar niet iedereen is een geboren verkoper, sommige mensen werken liever op de achtergrond. Die worden dan syndicus.’
‘Syndicus wordt stilaan een knelpuntberoep. Daar zijn verschillende redenen voor. Er zijn steeds meer mede-eigendommen, waardoor er ook steeds meer syndici nodig zijn. Tegelijk is het een lastig profiel, want je moet van alle markten thuis zijn: je moet juridisch beslagen zijn, boekhoudkundig, bouwtechnisch… Weinig mensen zijn al die dingen tegelijk. Bovendien moet je sociaal zijn. En geduldig. En je moet een olifantenvel hebben. Het schrikt veel mensen af omdat het in sommige opzichten geen dankbaar beroep is.’

Handen uit de mouwen

‘Veel klanten moeten we erop wijzen wat precies onze taak is. Ze denken dat de syndicus ook de conciërge van het gebouw is, of de privébewaker. Geluidsoverlast, een lekkende kraan, een verstopt toilet, voor alles bellen ze ons op. En als dat dan niet meteen opgelost raakt, omdat wij dat nu eenmaal niet oplossen, dan krijg je soms een hele tirade over je heen. De syndicus is al eens kop van jut. “Doe er iets aan, we betalen er toch voor”, is de redenering. Maar wij zijn niet verantwoordelijk voor de privatieve delen van het gebouw, alleen voor de gemeenschappelijke. Wat achter de voordeuren van een appartement gebeurt, dat is onze zaak niet. Ook met huurders hebben wij normaal gezien geen contact, alleen met mede-eigenaars.’
‘Mensen hebben de neiging voor zowat alles een beroep te doen op de syndicus, en zelf de handen niet meer uit de mouwen te steken. De stoep voor het gebouw sneeuwvrij maken, bijvoorbeeld. Zodra het sneeuwt, krijg ik telefoons van mede-eigenaars: wie gaat dat hier komen ruimen? Ik opper dus altijd: waarom doen jullie het niet zelf, dat is goedkoper. Als je in een huis woont, moet je het toch ook zelf doen. De reactie is dan: ik ga het niet doen, ik draai hier altijd voor alles op en mijn buren weigeren hun duit in het zakje te doen.’
‘Er zijn ook veel voorbeelden waar het goed gaat hoor. Doorgaans zijn dat gebouwen met een goede raad van mede-eigenaars, een kleinere groep die zich om de dagelijkse gang van zaken bekommert. Mensen die er niet automatisch van uitgaan dat de syndicus wel alles zal oplossen en die ons alleen aanspreken als het nodig is.’

Leve de verdraagzaamheid

‘De Vlaamse Bouwmeester vindt dat we allemaal dichter bij elkaar moeten gaan wonen, dat er hoger moet worden gebouwd. Ik hoor het hem graag zeggen, maar dat houdt in dat er regels zijn en dat er syndici zijn die erop toezien dat die regels worden toegepast. Want ik doe dit nu een kwarteeuw en ik heb niet de indruk dat de mensen verdraagzamer of geduldiger zijn geworden. Zeker mensen die van een woning op het platteland naar een mede-eigendom in de stad verhuizen, hebben al eens     aanpassingsproblemen. Soms kunnen ze niet verdragen dat het licht in de inkomhal enkele minuten blijft branden. Dat moet meteen uitgaan, zoals ze dat van vroeger gewend zijn, want dat kost geld. Maar daar beslissen ze dus niet meer alleen over en daar hebben ze het moeilijk mee.’
‘Een ander voorbeeld: enkele jongere mede-eigenaars vinden de parlofoons verouderd, ze willen videofoons. Oudere bewoners werpen dan op dat die parlofoon al twintig jaar uitstekend zijn werk doen en zien niet in waarom ze zouden investeren in iets anders. Als de meerderheid in de algemene vergadering beslist dat die videofoons er komen, dan moeten de tegenstanders dus betalen voor iets waarvan ze het nut niet inzien. Zulke dingen leiden altijd tot wrevel. Ik ben voor verstedelijking en verdichting hoor, maar het zal toch een mentaliteitswijziging vergen.’

De politie erbij

‘Sommige mede-eigenaars hebben een broertje dood aan de jaarlijkse algemene vergadering. Die duurt veel te lang, klinkt het, en er worden te weinig beslissingen genomen. Een goede syndicus laat de zaken in ieder geval niet aanslepen, dat is duidelijk voor het engagement van de mede-eigenaars. Vergadertechniek is erg belangrijk. Die jaarlijkse vergadering mag niet langer duren dan anderhalf uur, anders haken mensen af en komen ze de volgende keer niet meer. Dat gezegd zijnde: bij sommige grote gebouwen duurt het al anderhalfuur voor iedereen is aangeroeid. En als het tot stemmingen komt…’
‘Je hebt als syndicus de neiging om in de vergadering de kant te kiezen van de mede-eigenaars die zich het redelijkst opstellen, maar dat is onze taak niet. De syndicus beslist zelf nergens over, hij kan alleen oplossingen aanreiken, alle opties uit de doeken doen, waarna de mede-eigenaars beslissen. De meningsverschillen leiden in de jaarvergadering soms tot hoogoplopende ruzies, een enkele keer heb ik het zelfs meegemaakt dat de politie de jaarvergadering bijwoonde, in een gebouw waarvan ik pas syndicus was geworden. Het jaar voordien waren agenten tussenbeide moeten komen om enkele buren uit elkaar te halen die slaags waren geraakt!’
‘Dat zijn uitzonderingen hoor, en ik wil niet beweren dat je in dit beroep een slecht beeld krijgt van de mensheid. Maar je doet wel wat mensenkennis op. Op vergaderingen kun je van sommige mensen meteen zien hoe ze op bepaalde kwesties zullen reageren.’

Gebeten hond

‘Een fabeltje dat je vaak hoort, is dat de syndicus een graantje meepikt bij onderhouds- en andere werken aan de gebouwen. De firma die de lift mag onderhouden, zal de syndicus op Nieuwjaar wel een enveloppe toestoppen, die verhalen. Dat is natuurlijk ten strengste verboden. Bovendien: hoe kun je een leverancier controleren en zo nodig berispen als je er steekpenningen van aanvaardt? De beste garantie tegen gesjoemel is: neem niet de goedkoopste syndicus. Wie billijk wordt betaal, hoeft zijn toevlucht niet te zoeken tot onoorbare praktijken.’
‘Je hoort het, een syndicus moet het niet hebben van de dankbaarheid van zijn publiek. Het gebeurt wel eens dat je appreciatie krijgt in een mailtje, en dat doet altijd deugd, maar het is meer uitzondering dan regel. Zo zit de mens nu eenmaal in elkaar: als alles naar wens verloopt, dan is dat de normaalste zaak van de wereld. Als er een probleempje rijst, dan is de syndicus de gebeten hond.’
‘Appreciatie krijgen we meestal in gebouwen waar de mede-eigenaars het goed met elkaar kunnen vinden. Ik kan het belang van een goede verstandhouding tussen medebewoners niet genoeg benadrukken. Ik probeer daar naar best vermogen in te bemiddelen, zonder partij te kiezen. Dat sociale aspect is misschien nog het meest bevredigende onderdeel van onze job.’
In voorkomend geval gelden de stedelijke regels. Deze kunnen licht verschillen van stad tot stad. Doorgaans is de regel dat het voetpad tot 1 meter van de gevel sneeuw of ijsvrij dient te worden gemaakt. Deze verantwoordelijkheid rust op de bewoner van het pand op het gelijkvloers. Bevat het gelijkvloer een handelszaak dan zijn de regels idem. Kan de bewoner van het gelijkvloers omwille van gegronde redenen niet instaan voor het sneeuw ruimen, dan gaat de verantwoordelijkheid naar de personen die boven wonen enzoverder.

Deze verplichting rust dus ook op huurders.

Het is dus niet zo dat de syndicus de facto instaat voor het sneeuwvrij maken van het openbaar domein. 

Wat met het privaat domein?

Bepaalde VME's hebben immers gemeenschappelijke delen in open lucht, zoals parkeercomplexen enzovoort. Hier is het de syndicus die tussenkomt.